Wie erstelle ich benutzerdefinierte Felder?

Ab der Business Cloud kannst Du benutzerdefinierte Felder nutzen, um individuelle Daten abzubilden und Deine Projekte noch spezifischer und individueller zu gestalten.

Wer kann benutzerdefinierte Felder anlegen?

Das Erstellen und Verwalten von benutzerdefinierten Feldern ist nur dem Admin möglich. Projektverantwortliche wiederum können die Auswahl und Zuordnung der Felder zu Aufgaben, Paketen und Projekten vornehmen.

Wie lege ich ein neues benutzerdefiniertes Feld an?

Ein neues benutzerdefiniertes Feld ist in wenigen Minuten angelegt. Wir begleiten Dich unkompliziert durch die einzelnen Schritte.

Schritt 1: Neues benutzerdefiniertes Feld anlegen

1. Wir starten mit dem Anlegen eines neuen Feldes. Dafür gehst Du zunächst über Dein Profil in die Einstellungen. 
   
   
2. Anschließend wählst Du "Benutzerdefinierte Felder" aus und gehst unten rechts 
   auf "Neues Feld erzeugen".  Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: 
   
   

Schritt 2: Feldtypen auswählen

1. Nachdem Du das Feld erfolgreich angelegt hast, vergibst Du einen sprechenden Titel, der Dein Vorhaben bezeichnet. Zum Beispiel Kundennummer, Kosten oder Stundenzahl. 
2. Die ID generiert sich automatisch aus dem Feldtitel, kann aber auch manuell modifiziert werden. Beachte, dass nicht mehrere benutzerdefinierte Felder mit derselben ID existieren können. Andernfalls kannst Du in der Konfiguration nicht fortfahren.
3. Anschließend wählst Du noch einen Feldtyp aus. Von den sechs zur Verfügung stehenden Typen wählst Du den aus, der am besten zu Deinem Vorhaben passt.
4. Mit einem Klick auf "Zuordnung konfigurieren" gehts zum nächsten Schritt.
   
   

• Feldtyp Text: Mit dem Textfeld kannst Du Textelemente – wie z.B. Kundennummern, inhaltliche Hinweise oder Bemerkungen – hinzuzufügen
• Feldtyp Zahl: Für die Erfassung von Kosten, Dauer oder Prozentwerten kannst Du Zahlenwerte beliebig definierbarer Einheiten mit optionalen Grenzen eingeben.
• Feldtyp Formel: Das Formelfeld kannst Du nutzen, um komplexere Werte zu berechnen. Ein Beispiel sind Kalkulationen, bestehend aus Stundensätzen multipliziert mit dem Zeitaufwand beim Kunden.
• Feldtyp Ja/Nein: Dieses Feld kannst Du beispielsweise als Absicherung nehmen, um darzustellen, ob ein Projekt bereits abgerechnet wurde oder nicht.
• Feldtyp Einfachauswahl: Mit dem Dropdown-Menü kannst Du hierfür ein Element aus einer Liste auswählen, z.B. eine Abteilung oder einen Standort.
• Feldtyp Mehrfachauswahl: Hier können mithilfe des Dropdown-Menüs mehrere Elemente ausgewählt werden, wie Produktkategorien oder Themenfelder.

Schritt 3: Zuordnung konfigurieren

Als Nächstes wählst Du aus, auf welcher Ebene das benutzerdefinierte Feld verfügbar sein soll und entscheidest, ob es sich Ebenen-übergreifend verhält oder nicht. Wenn Du keine Auswahl triffst, werden die Werte nur einzeln in der Aufgabe, dem Paket oder dem Projekt eingetragen.
Die Auswahl des benutzerdefinierten Feldes erfolgt dann immer separat. 

Vererben

Diese Einstellung sorgt dafür, dass alle Aufgaben und Pakete eines Projekts automatisch den im Projekt gesetzten Wert übernehmen. Dieser Wert vererbt sich also.

Das Vererben eignet sich bspw. bei der Abbildung eines Stundensatzes oder bei Textfeldern.

Aggregieren

Mit der Aggregationsmethode summieren sich die Werte aus den dazugehörigen Aufgaben in Paketen und Projekten automatisch auf, sodass bspw. Kosten für ein Projekt addiert werden.

Klicke auf "Erweiterte Einstellungen" um einen anderen Aggregationstypen zu verwenden und dadurch z.B. den Durschnittswert oder das Minimum/Maximum zu bestimmen.

Schritt 3: Felddetails festlegen

1. Zunächst wählst Du aus, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt oder nicht. Wenn es sich um ein Pflichtfeld handelt, muss eine Vorbelegung konfiguriert werden, die standardmäßig verwendet wird, bis ein manueller Wert gesetzt wurde. Beispielsweise der Stundensatz von Mitarbeitenden.
2. Danach fügst Du eine Feldbeschreibung hinzu, die anderen Teammitgliedern dabei hilft, zu verstehen, wofür das Feld verwendet werden kann und wie es benutzt werden soll.
3. Bei Zahlenfeldern legst Du zusätzlich einen minimalen und maximalen Wert sowie eine Einheit und eine Nachkommastelle fest. Formelfelder verlangen dagegen nach einer Einheit, einer Nachkommastelle und der Formel, die angewendet werden soll.
   
   

   

Schritt 4: Projektzuordnung konfigurieren

Im letzten Schritt entscheidest Du, in welchen Projekten das Feld sichtbar sein soll. Dabei wählst
Du zwischen global, also in allen Projekten sichtbar, oder einer Zuweisung zu einem spezifischen Projekt. Um das benutzerdefinierte Feld anzulegen, klickst Du auf "Feld speichern".