Eine neue Aufgabe ohne Projektbezug wird über den Aufgabenzettel erstellt. Dafür gibst Du einen Aufgabentitel in den Aufgabenzettel ein und klickst auf "Enter". Anschließend erscheint die neue Aufgabe in der Liste des Aufgabenzettels. Um sie zu öffnen und in die Aufgabendetails zu gelangen, klickst Du die Aufgabe einfach an.
💡 Ab der Business Cloud kannst Du neue Aufgaben auch über das (+)-Icon neben dem Menüpunkt "Aufgaben" hinzufügen.
Aufgaben zuordnen und Details festlegen
Innerhalb der Aufgabendetails kann eine Aufgabe einem Projekt bzw. Paket zugeordnet werden. Ebenso kannst Du hier zum Beispiel einen Zeitraum oder eine Priorität festlegen.
Der Zeitraum einer Aufgabe ergibt sich immer aus der Zeitspanne, die zwischen Start- und Enddatum liegt. So erhält jede Aufgabe, gemäß einer klassischen Projektdefinition, einen Start- und einen Endpunkt. Auf Grundlage der Datierung einzelner Aufgaben entsteht so ein Zeitgerüst für Dein Projekt, das beispielsweise in einer Vorlage mit abgespeichert wird.
💡 Noch besser als in den Aufgabendetails kannst Du den Zeitraum im Gantt Chart festlegen und dort im Blick behalten.
Außerdem kannst Du eine Aufgabe durch das Hinzufügen von Teilaufgaben (max. Länge: 255 Zeichen) in die Schritte zerlegen, die für die Erledigung der Aufgabe notwendig sind. Bei Bedarf kannst Du pro Teilaufgabe auch eine separate Ausführung sowie eine Deadline bestimmen. Darüber hinaus kannst Du Kontakte und Unternehmen in den Aufgabendetails hinterlegen.
Aufgabe direkt im Projekt erstellen
Innerhalb eines Projekts kannst Du neue Aufgaben direkt unter einem Paket anlegen und per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen. Tippe dafür einfach den Aufgabentitel ein und bestätige ihn mit "Enter".
Wenn Du mehrere Aufgaben auf einmal erstellen möchtest – weil Du sie als Sprint planst oder Deine Ideen zu Aufgaben bereits in einem Dokument gesammelt hast – nutzt Du die praktische Mehrfachanlage. Dafür kopierst Du alle Punkte, die zu Aufgaben werden sollen und fügst sie im Feld "Neue Aufgabe" per Copy and Paste hinzu. Das geht entweder direkt im Projekt über den Aufgabenzettel oder unter "Meine Aufgaben" in der Spalte der geplanten Aufgaben. Beim anschließenden Einfügen öffnet sich automatisch der Importassistent. Mit Bestätigung über
den Button "Aufgaben hinzufügen" wird die Aufgabe an der gewünschten Stelle eingefügt.
Blockierte Aufgaben
Manchmal kommt es vor, dass Aufgaben für die Speicherung von Fortschritten gesperrt sind. In diesem Fall kannst Du keine Teilaufgaben abhaken, den Status ändern oder Leistungen erfassen.
Wenn Aufgaben blockiert sind, kann dies folgende Gründe haben:
- Das Projekt ist als Entwurf angelegt
- Das Projekt befindet sich im Status "geplant"
- Das Projekt ist archiviert
Kontaktiere als Mitarbeiter in solchen Fällen den Projektverantwortlichen. Wenn Du selbst Projektverantwortlicher bist, gib das Projekt aus dem Entwurf frei, ändere den Status zu "aktiv" oder reaktiviere das Projekt aus dem Archiv heraus.
Aufgaben mit anderen teilen
Besonders schnell geht das Teilen von Aufgaben, wenn Du den Aufgabenlink kopierst. Hierfür
rufst über die drei vertikalen Punkte das Aufgabenmenü auf und klickst dort auf "Aufgabenlink kopieren". Die URL zur Aufgabe wird automatisch in die Zwischenablage kopiert und kann anschließend z.B. per Chat oder E-Mail geteilt werden. Damit der Empfänger die Aufgaben sehen kann, muss er Mitglied in Eurer Cloud sein und mindestens Leserechte für die Aufgabe besitzen.
💡 Weiterführendes Material
In unserem Blogartikel findest Du noch mehr Infos und praktische Tipps für die Aufgabenerstellung mit factro: So erstellst Du klare Aufgaben in factro