Zum Konfigurieren individueller Ansichten stehen Dir drei factro Funktionen zur Verfügung: Filter, Feldliste und Gruppen.
Über das Funktionsmenü oben rechts kannst Du Filter, Gruppen und die Feldliste aufrufen
Aufgaben filtern
Die Filter-Funktion dient Dir dazu, die Daten auszusuchen, die Du tatsächlich benötigst, und diejenigen herauszufiltern, auf die Du verzichten kannst. Es dient Dir zusätzlich als "Suchfunktion", sofern Du nach "Titel/Nummer" suchst.
Mit dem factro "Filter" kannst Du bspw. Deine projektübergreifende Aufgabenliste (ab Business Cloud) nach einem Unternehmen und nach den dem Unternehmen zugeordneten Projekten filtern. Damit siehst Du direkt, welche Aufgaben bestimmten Projekten zugeordnet und für ein bestimmtes Unternehmen auszuführen sind.
Aufgabenliste mit Filter-Bereich
Natürlich kannst Du auch Projekt-Ansichten wie den Projektstrukturbaum oder das Gantt filtern, um die für Dich relevanten Informationen direkt als Grafik zu sehen.
Das Filtermenü öffnet sich in einer Maske. Dort kannst Du z.B. nach Aufgabennamen suchen, mit den sogenannten Quickfiltern. Diese sind:
- offene Aufgaben mit dem Status aktiv, geplant und review
- Meine Aufgaben (werden automatisch nach Benutzer angezeigt)
- Meilensteine
- Hohe Priorität, also Aufgabe mit einer Priorität von 80, 90 und 99
- User, die am Projekt beteiligt sind
- und Farben
Diese Filtereinstellungen sind untereinander kombinierbar, das heißt, du kannst beispielsweise nach Deinen Aufgaben mit einer hohen Priorität filtern. Sie arbeiten außerdem unter einer "Oder"-Bedingung, d.h. wenn Du nach zwei verschiedenen Tags filterst, werden Aufgaben angezeigt, die beide oder nur einen der Tags enthalten.
Wenn Du nach dem Ampelstatus filtern möchtest kannst Du zum Beispiel gezielt nach überfälligen, gefährdeten oder planmäßigen Aufgaben filtern. Für Aufgaben ohne Zeitraum gibt es die Filteroption "Ohne Zeitraum".
Filter hinzufügen
Unter “Filter hinzufügen” findest Du weitere Kriterien, nach denen Du filtern kannst, also Zeitraum, Verantwortung, Ausführung, Paket, Status, Priorität, Meilenstein, Tags, Ampelstatus, Unternehmen, Farbe und Risikoeinschätzung. Auch diese können miteinander kombiniert werden.
Wählst du beispielsweise den Filter “Paket” aus, kannst Du im nächsten Schritt aus allen Paketen im Projekt wählen.
Aktive Filter werden in der Kopfleiste dargestellt, dort lassen sie sich über das “x” wieder entfernen.
Aufgaben sortieren
Die Sortier-Funktion dient Dir dazu, Deine gefilterten Daten entsprechend Deiner Vorstellung anzuordnen. Das Sortieren von Aufgaben nimmst Du mittels der factro Funktion "Feldliste" vor, die Du hinter dem Einstellungsrad vorfindest.
Du fügst damit Spalten wie "Nr.", "Titel" oder "Plan-, Ist-, Restaufwand" hinzu oder entfernst die für Dich irrelevanten Spalten. Außerdem kannst Du über den Punkt "Fußzeilen anzeigen" zudem Summen, wie z.B. die Aufgabenanzahl oder alle Aufwände in Deiner Ansicht, anzeigen lassen. Du möchtest Deine Reihenfolge ändern? Dafür nutzt Du die leicht zu bedienende Drag&Drop-Funktion.
Anschließend kannst Du die angezeigten Daten per Klick auf- oder absteigend nach den einzelnen Tabellenspalten sortieren, also z.B. aufsteigend nach Nummer oder Titel. Mit der Favoriten-Funktion kannst Du diese Ansicht dann beispielsweise speichern, sodass Du die jederzeit wieder darauf zugreifen kannst.
Tabellenansicht mit ausgeklappter Feldliste
Aufgaben gruppieren
Die Funktion "Gruppen" wendest Du an, wenn Du Deine gefilterte und sortierte Listen- oder Projekt-Ansicht nach den für Dich nützlichen Kriterien ordnen möchtest. Das kannst Du bspw. nach Projekten oder Aufgabenpaketen tun, um dadurch einen strukturierten Überblick über Deine ausgewählten Aufgaben zu gewinnen.
Gruppierungen in der Tabellenansicht
Zu diesem Zweck kannst Du auf 1ter und 2ter Ebene Gruppen festlegen. In unserem Beispiel wird auf erster Ebene nach dem Projekt gruppiert und auf zweiter Ebene nach der Ausführung.
Im Drop-down-Menü kannst Du auswählen, nach welchen Parametern, Du Dein die Gruppierung benötigst.
