Ab der Professional Cloud steht Dir die Zeiterfassung in vollem Umfang zur Verfügung und ermöglicht Dir professionelles Projektmanagement. Mit Plan-, Ist und Rest-Aufwänden kontrollierst Du die Ressource Zeit und trackst den Projektfortschritt. Basierend auf den Ist- und Rest-Aufwänden informiert Dich die Prognose über die tatsächlichen Aufwände einer Aufgabe bzw. eines Projekts.
Sobald sich der Aufwand einer Aufgabe verändert, ändert sich automatisch auch der Aufwand
des jeweiligen Pakets bzw. Projekts. Diese Aufwände errechnet factro automatisch. Sie sind also manuell nicht veränderbar. Der Projektaufwand gibt Arbeits- oder Personalstunden an und resultiert aus dem Bottom-up-Prinzip aus allen Aufgaben-Aufwänden.
Aufwandstypen in factro
Innerhalb der Zeiterfassung unterscheidet factro zwischen drei verschiedenen Aufwänden:
Plan-Aufwand
Der Verantwortliche einer Aufgabe legt einen Plan-Aufwand fest. Als Grundlage für diesen Wert dienen ihm Erfahrungs- oder Schätzwerte, die er aus bereits erfolgreich abgeschlossenen Projekten oder Aufgaben mitgenommen hat.
Ist-Aufwand
- Der Ist-Aufwand ist die tatsächliche Anzahl von Stunden, die in die Bearbeitung einer Aufgabe geflossen sind. Um einen neuen Aufwand zu erfassen, gehst Du innerhalb der Aufgabe zum Feld "Aufwand in Stunden" und klickst dort auf "Zeit erfassen".
- Anschließend öffnet sich eine Maske, in der Du das Datum der Leistung sowie ihren Anfangs- und Endzeitpunkt einträgst. Anschließend hast Du die Möglichkeit, noch weitere Details für Kolleginnen und Kollegen bzw. Kunden über einen Kommentar in der Beschreibung zu hinterlegen. Mit Klick auf "Buchen" beendest Du den Vorgang.
Der Ausführende einer Aufgabe orientiert sich zeitlich am Plan-Aufwand und erfasst die tatsächlich aufgewendete Zeit mit Hilfe des Ist-Aufwandes. Auf diese Weise kann er seine Arbeit organisieren. Der tatsächliche Aufwand zeigt dem Verantwortlichen, ob seine Planung realistisch war oder zukünftig angepasst werden muss, wodurch er wertvolle Erfahrungswerte sammelt.
🚨 Aufwände können nur in eigenem Namen erfasst werden. Nicht also für andere Mitglieder Deines Teams. Zeiten erfassen können übrigens Mitarbeiter, Planer und Admins. Die Berechtigungsgruppe Gast kann also weder Zeiten erfassen, noch sehen.
Rest-Aufwand
Der Plan-Aufwand kann um weitere Arbeitsstunden mittels des Rest-Aufwandes reduziert oder erhöht werden. Der Rest-Aufwand ermöglicht eine Anpassung der noch aufzuwendenden Zeit an die reale Projektsituation. Damit gehen Projekt-Planung und Projekt-Realität Hand in Hand.
Prognose
Anhand der Prognose sieht der Verantwortliche, ob sein Projektbudget voraussichtlich eingehalten wird oder bereits überzogen wurde. Dieser Wert rechnet die Summe an Ist-Aufwänden sowie den Rest-Aufwand zusammen.
Eigene Zeiterfassung verwalten
- Über den Menüpunkt Zeiterfassung findest Du zudem eine persönliche Übersicht über alle Deine gebuchten Aufwände und kannst dort direkt auch weitere Stunden erfassen. Im Wochenüberblick siehst Du alle Leistungen der aktuellen Kalender- oder Arbeitswoche und kannst außerdem in die vorherigen Wochen wechseln.
- Zu der Gesamtsumme Deiner Arbeitszeiten gelangst Du über die "Gruppen-Funktion". Den Button findest Du rechts oben neben dem Filter. Dort wählst Du "Benutzer" aus. In der ersten Zeile neben Deinem Namen findest Du unter "Aufwand" die Summe Deiner gebuchten Zeiten im ausgewählten Zeitraum.
Im Bereich "Buchungsvorschläge" kannst Du zuletzt bearbeitete Aufgaben wiederfinden und dort schnell und einfach Aufwände verbuchen. Das Segment "Letzte Buchungen" zeigt Dir alle Buchungen in einem von Dir ausgewählten Zeitraum. Diesen kannst Du entweder über einen Filter einstellen oder in der Schnellauswahl auf 30 oder 60 Tage, den aktuellen oder letzten Monat sowie das aktuelle oder letzte Jahr eingrenzen.
Außerdem kannst Du eine neue Leistung erfassen, auch ohne direkt in der Aufgabe zu sein. Klicke im Bereich Zeiterfassung auf "Leistung buchen" und wähle aus den Buchungsvorschlägen sowie den Aufgaben, in denen Du Ausführender oder Verantwortlicher bist, die zugehörige Aufgabe aus.
Zeiterfassung ausblenden
Als Cloud Owner hast Du die Möglichkeit, die Zeiterfassung sowie die Auslastung auszublenden. Über "Apps & Integrationen" im linken Menüband öffnen sich die factro Erweiterungen. Dort kannst Du beide Funktionen - unabhängig voneinander - über den Regler ausblenden, woraufhin sie aus dem Menü verschwinden.
🚨 Wichtig: Die bereits eingetragenen Daten werden dabei nicht gelöscht.
Alle Buchungen im Controlling überblicken
Wenn Du die Buchungen der anderen Nutzer in der Cloud überblicken willst, z.B. für das eigene Rechnungswesen, findest Du diese in der "Zeiterfassung" unter "Zeitenübersicht" in Form einer Tabelle. Hier kannst Du alle Aufwände und Termine nachvollziehen, filtern und sortieren. Du hast sofort die erfasste Zeit, Datum und Uhrzeit sowie die zugehörige Aufgabe griffbereit und kannst sehen, ob Kommentare oder eine Beschreibung hinterlegt wurden.
🚨 Hinweis: Ab der Berechtigungsgruppe Planer kannst Du das Controlling für die Sicherung oder weitere Bearbeitung als CSV oder XLSX exportieren.
Termine und Leistungen separat nutzen
Über den factro Kalender hast Du zudem die Möglichkeit, neben Leistungen auch Termine einzutragen. Im Kalender erkennst Du Leistungen an violett eingefärbten Einträgen, während Termine weiß hinterlegt sind. Du kannst basierend auf einem Termin Zeiten für eine Aufgabe erfassen, beide Themenfelder aber auch unabhängig voneinander handhaben.
🚨 In der Basic, Team und Business Cloud nutzt Du ausschließlich Plan-Aufwände.
💡 Weiterführendes Material
In unserem Blogartikel findest Du praktische Anwendungsbeispiele für die Zeiterfassung. Erfahre hier, wie Du Aufwände planst und die Zeiterfassung optimal nutzt.