Möchtest Du, dass der Name eines Benutzers aus dem System entfernt wird, so kannst Du den Benutzer anonymisieren. Das hat zur Folge, dass in allen Zuordnungen anstelle des Klarnamens "Anonym Anonym" aufgeführt wird.
Bevor Du dies tust, stelle sicher, dass alle Aufgabenzuordnungen delegiert wurden, weil Du sie hinterher bei mehreren Benutzer-Anonymisierungen nicht eindeutig identifizieren kannst.
🚨 Achtung: Eine Anonymisierung sollte nur bei endgültigem Ausscheiden eines Users durchgeführt werden, da sie endgültig ist.
Gehe dafür wie folgt vor:
- Der zu anonymisierende Benutzer sendet Dir als Cloud-Besitzer eine Anfrage. Dafür geht er in sein Profil und klickt auf den Button "Anonymisierung anfragen".
´Anonymisierung in factro anfragen - Du als Cloud-Besitzer erhältst eine E-Mail vom factro Support-Team mit dem Betreff "factro | WICHTIG: Anfrage zur Löschung/Anonymisierung eines Mitarbeiters Ihrer Cloud". Klicke den Bestätigungslink an.
- Das Ergebnis ist folgendes: Sein Klarname wird in factro durch den Platzhalter "Anonym Anonym" ersetzt. Der anonymisierte Benutzer kann sich nicht mehr in die Cloud einloggen.
Verwaltung der Anonymisierung durch den Cloud-Besitzer
Eine alternative Möglichkeit ist die Anonymisierung durch den Cloud-Besitzer. Dabei wird der Benutzer über die Benutzerdetails in der Benutzerverwaltung anonymisiert. Auch hier kann sich der anonymisierte Benutzer nicht mehr in die Cloud einloggen.
Damit erfüllt factro die DSGVO-konforme Anonymisierung von Benutzerdaten. Lies in unserem Blog-Artikel mehr zu diesem Thema, das uns besonders wichtig ist.