Die Ressourcen-Auslastung steht Dir ab der Professional Cloud zur Verfügung und bietet Teams sowie Führungskräften eine Übersicht, um das Arbeitspensum der Mitarbeitenden im Auge zu behalten.
Grundlagen der Auslastungsübersicht
Als Grundlage für die Berechnung der Auslastung dient eine Arbeitswoche mit einem Umfang von 40 Stunden von Montag bis Freitag (8h/Tag). Standardmäßig gibt factro die Auslastung basierend auf der Aufgabenanzahl aus. Dabei entspricht jeder Arbeitstag 8 Slots, jede an dem Tag liegende Aufgabe einem Slot. Möchtest Du Samstage und Sonntage oder andere Wochenstunden bei Deiner Planung einbeziehen, kannst Du Deine Arbeitszeiten individuell konfigurieren.
Wenn Du stattdessen die Stundenanzahl der Aufgaben als Ansicht nutzt, werden die Aufwände jeder Aufgabe auf die Anzahl an Tagen bis zur Deadline verteilt. Hast Du beispielsweise eine Aufgabe, mit einem geplanten Aufwand von 10 Stunden und einer 5-Tage-Woche à 8 Stunden, dann beträgt die Auslastung für diese Aufgabe 2 Stunden pro Tag.
🚨 In der Auslastung berücksichtigt werden nur diejenigen Aufgaben, die einen Ausführenden und einen Zeitraum haben – so fließt die zeitliche Auswirkung korrekt ein. Beendete oder eingestellte Aufgaben werden nicht einberechnet.
factro aktualisiert die Auslastung jeden Tag neu: Hast Du für Deine Aufgaben am ersten Tag des Bearbeitungszeitraums keine Leistung erfasst, verteilen sich die 10 Stunden Aufwand daraufhin auf die übrigen 4 Tage bis zum Enddatum. Wenn Du geleistete Stunden für eine Aufgabe erfasst, verwendet factro für die Berechnung immer den Rest-Aufwand.
Aufgaben verschieben & Zeiträume anpassen
In der Auslastungsübersicht verschiebst Du Aufgaben wie gewohnt per Drag & Drop, indem
Du die Aufgabe, die Du verschieben möchtest, einfach zum jeweiligen Zeitraum bewegst. Währenddessen zeigt Dir factro eine Echtzeit-Vorschau der Veränderungen, sodass Du sofort erkennst, ob die Anpassung den gewünschten Effekt hat.
💡Aufgaben kannst Du nicht nur bei dem derzeit ausgewählten Ausführenden verschieben, sondern auch einem anderen Teammitglied zuweisen.
Um Zeiträume anzupassen, ziehst Du rechts bzw. links am Balken, um die Dauer einer Aufgabe zu verlängern oder zu verkürzen. So haben insbesondere Teamleiter volle Übersicht und Flexibilität, um Lastspitzen zu vermeiden und Freiräume effektiv zu nutzen.
Darstellung anpassen, skalieren und filtern
Über die gewohnten Filter, kannst Du die Informationen der Auslastungsübersicht nach Deinen Wünschen präzisieren und aufbereiten. Zum Beispiel nach Projekt, aber auch nach Teammitglied.
Außerdem kannst Du die Skalierung anpassen, um genau den Zeitraum im Blick zu haben, der für Dich entscheidend ist. Wähle dabei eine Anzeige von 2, 4, 6 oder 8 Wochen bzw. 3 Monaten. Die Skalierung kannst Du mit dem Regler jederzeit anpassen.
Arbeitszeiten konfigurieren
Als Admin kannst Du nicht nur Deine eigenen Arbeitszeiten, sondern auch die Deiner Mitarbeiter anpassen. Dafür gehst Du über "Benutzer & Kontakte" in den Benutzerüberblick, wählst dort den gewünschten Mitarbeiter aus und scrollst nach unten zu "Wochenarbeitszeit festlegen".
Wenn Du bei 30 Wochenstunden von Montag bis Mittwoch 8 Stunden und am Donnerstag 6 Stunden arbeitest, dann ist die Fieberkurve bei einem Tageswert von 7 Stunden am Donnerstag rot, an den anderen Tagen jedoch nicht.
💡 Die Kurve der Auslastungsübersicht passt sich bei der Höhe der Spitze an den angegebenen Wert an, sodass Tage mit weniger Stunden bei maximaler Auslastung visuell von Tagen mit mehr Stunden unterschieden werden können.
Auslastung ausblenden
Als Cloud Owner hast Du die Möglichkeit, die Zeiterfassung sowie die Auslastung auszublenden. Dafür öffnest Du über "Apps & Integrationen" auf der linken Seite die factro Erweiterungen und kannst dort beide Funktionen - unabhängig voneinander - ausblenden. Die Reiter "Zeiterfassung" und "Auslastung" verschwinden anschließend aus dem linken Menüband.
🚨 Bereits hinterlegte Daten werden durch das Ausblenden nicht gelöscht.