Sicht- und Bearbeitungsrechte direkt bestimmen
In der kostenfreien Basic Cloud haben alle Nutzer (auch Gast-Nutzer) automatisch Lese- und Schreibrechte für Aufgaben und Projekte. Ab der Team Cloud kannst Du Lese- und Schreibrechte gezielt vergeben. Mit den Rechten legst Du fest, welche Nutzer in Deiner Cloud Projekte, Pakete oder Aufgaben bearbeiten und verändern dürfen und welche diese nur sehen sollen.
Beim Anlegen eines neuen Projekts kannst Du die Rechte mit einem Klick auf "Zugriffsrechte bearbeiten" vorab festlegen und mit einem Klick auf "Änderungen speichern" übernehmen.
🚨 Hinweis: Gast-Nutzer sehen in Deinem Projekt nur die ersten beiden Ansichten. Wie Du die Reihenfolge Deiner Ansichten verändern kannst, erfährst Du hier.
Vererbte Lese- und Schreibrechte
Die vergebenen Zugriffsrechte vererben sich top-down, also von der obersten Projektebene (blauer Projektkopf) über die mittlere Ebene (blaue Pakete) auf die unterste Projektebene
(weiße Aufgaben). Bist Du beispielsweise der Projektverantwortliche, dann hast Du automatisch Bearbeitungsrechte für alle Inhalte des Projekts und musst Dir diese nicht gesondert vergeben.
Dadurch wirst Du auf einer anderen Ebene, z.B. einer Aufgabe, unter "vererbte Schreibrechte" gelistet. Vererbte Rechte anderer Nutzer können immer nur auf der Ebene bearbeitet werden,
von der sie stammen.
Ebenfalls kannst Du Leserechte für einen übergeordneten Bestandteil (z.B. ein Projekt) vergeben, die Bearbeitungsrechte aber nur für bestimmte Elemente (z.B. eine Aufgabe). So legst Du selbst fest, in welchem Rahmen Deine Teammitglieder in Projekte eingreifen können.
🚨 Die Lese- und Schreibrechte eines Users sind unabhängig von seiner Rolle als Admin, Planer oder Mitarbeiter. Allein der Projektverantwortliche bestimmt die Bearbeitungsrechte, nicht die Berechtigungsgruppen. D.h. auch User, die als Admin in factro agieren, sehen dadurch nicht automatisch alles, was in der Cloud erstellt wird.
Sicht- und Bearbeitungsrechte bearbeiten
Die Zugriffsrechte kannst Du jederzeit auch nachträglich ändern. Für das gesamte Projekt geht dies mit einem Klick auf "Teilen". Innerhalb von Paketen und Aufgaben über "Freigeben" oben rechts. Im Anschluss öffnet sich der Freigabe-Dialog von factro, der alle Informationen zu den bereits vergebenen Rechten enthält. Hier kannst Du vorab erteilte Rechte entfernen oder neue hinzufügen. Mit einem Klick auf "Änderungen speichern" werden Deine Änderungen übernommen.
Die Freigabe unterstützt Dich dabei, Rechte zuverlässig und eindeutig zu vergeben. Hat ein Kollege beispielsweise ein individuelles Bearbeitungsrecht und erhält das gleiche nochmal mit einer Gruppe, dann bietet factro an, die doppelten Rechte zu konsolidieren und auf die Gruppe zu übertragen. Solltest Du Dir selbst Rechte entfernen, weißt factro Dich ebenfalls darauf hin.
Zudem wirst Du informiert, wenn die Mitarbeiterrolle nicht zu den vorgesehenen Rechten passt: Erhält eine Gruppe z.B. Bearbeitungsrechte für ein Projekt und hat Mitglieder, die die Rolle "Mitarbeiter" oder "Gast" haben, können diese Kollegen das Projekt nur sehen, nicht bearbeiten.
💡 Als Cloud Owner hast Du die Möglichkeit, einen allgemeinen Zugriff für bestimmte Personen zu vergeben. Diese Personen haben dann Lese- und Schreibrechte für alle Projekte innerhalb der Cloud. Mehr darüber erfährst Du hier.