Dateien hinzufügen
In factro kannst Du sehr einfach Dateien zu Aufgaben, Paketen und Projekten hinzufügen, um z. B. die Aufgabenstellung zu präzisieren oder Arbeitsergebnisse zu dokumentieren.
Ziehe dazu einfach das gewünschte Dokument per Drag&Drop auf die entsprechende Aufgabe oder füge die Datei mit Klick auf die Büroklammer hinzu. Klicke anschließend auf „Speichern“, um den Upload auszuführen. Um mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen, markiere diese einfach in Deinem Explorer oder im Dateidialog entsprechend den Vorgaben Deines Betriebssystems mit der Maus oder einer Tastenkombination.
Dateien per Drag&Drop hinzufügen
Jeder Benutzer, der eine Aufgabe bearbeiten kann, kann Dokumente an die Aufgabe anhängen und auf bereits angehängte Dokumente zugreifen. Zudem kann nur der Anwender, der eine Datei hochgeladen hat, diese auch wieder löschen.
Der Verantwortliche und der Ausführende einer Aufgabe erhalten eine Benachrichtigung, wenn in Ihren Aufgaben neue Dokumente hochgeladen wurden und können direkt darauf zugreifen.
Hinweis: Das Hinzufügen per Drag&Drop funktioniert nur in Aufgaben. In Paketen und Projekten kannst Du Dateien über das Büroklammer-Symbol hinzufügen. Bilder aus der Zwischenablage können nicht in Kommentaren oder Beschreibungen hinzugefügt werden.
Dateiformate
factro akzeptiert Dateien in den büroüblichen Formaten*) als Anhang zu Aufgaben und Projekten. Die maximale Dateigröße pro Anhang beträgt dabei 30 MB. Der Gesamtspeicherplatz Deiner factro Cloud ist abhängig vom gewählten Tarif. Bitte achte beim Upload von Dokumenten darauf, dass der Dateiname keine Sonderzeichen oder Punkte – mit Ausnahme des Punkts vor der Dateiendung – enthält.
Hinweis: factro ist kein Dokumentenmanagement-System im streng genommenen Sinne, da es keine Versionierung oder Sperrung von angehängten Dateien ermöglicht.
Speicherplatz der Cloud
Der zur Verfügung stehende Speicherplatz je factro Cloud variiert:
- Basic Cloud: 500 MB
- Team Cloud: 500 MB
- Business Cloud: 1 GB
- Professional Cloud: 2 GB
Wie viel Speicher in Deiner Cloud noch verfügbar ist, kannst Du den Einstellungen unter diesem Link entnehmen. Alle hochgeladenen Dateien findest Du entweder im jeweiligen Projekt oder als Admin in der Dokumentenablage. Alle Informationen dazu findest Du hier.
Arbeitest Du mit vielen Dokumenten, die Du in factro hochladen willst und möchtest daher den verfügbaren Speicher erweitern? Kein Problem! Das kannst Du ganz einfach selbst in der Cloudverwaltung anpassen.
Alternative: Verlinken von Dateien
Eine weitere Möglichkeit, Dateien in Aufgaben, Paketen und Projekten verfügbar zu machen ist die Verlinkung. Die eigentliche Datei kann dabei auf einem bestehenden Speicher außerhalb von factro liegen, der für den Zugriff eine URL bereitstellt. Diese Adresse wird einfach wie normaler Text ins Beschreibungs- oder Kommentarfeld eingefügt und nach einer weiteren Leertaste oder Enter automatisch erkannt.
Alternativ kannst Du eine URL auch hinter einem bestimmten Text hinterlegen. Dafür klickst Du im Beschreibungsfeld auf den Buchstaben-Button "Aa" und anschließend auf das Verknüpfungssymbol.
Nun öffnet sich eine Maske in der Du einen Titel und eine ULR eintragen kannst. Der Titel könnte beispielsweise "hier" lauten und die URL, die sich öffnet wenn Du darauf klickst "factro.de".
Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass bereits bestehende Ablagestrukturen und ihre eingestellten Rechte genutzt und berücksichtigt werden können. Außerdem wird dem Prinzip "eine Quelle" damit genüge getan und vermieden, dass verschiedene Versionen der Datei an unterschiedlichen Orten verwendet werden.
Voraussetzung ist, dass der Speicherort "von außen" erreichbar ist, damit die Datei auch bei externer oder mobiler Nutzung von factro verfügbar bleibt. Daher wird die Verwendung von sog. UNC-Pfaden wie sie bei internen Netzlaufwerken üblich sind, nicht empfohlen. Evtl. erfordert der Speicher-Ort auch einen separaten Login-Vorgang für den Nutzer.
💡 Weiterführendes Material
In unserem Blogartikel findest Du noch mehr Infos rund um das Anhängen von Dokumenten. Erfahre hier, welche Dokumente sich gut zum Direktupload eignen und wie Du Dokumente praktisch strukturierst.