Mit einem allgemeinen Zugriff erhalten einzelne Personen oder Teams freien Zugriff auf alle Projekte Deiner Cloud. Das bedeutet, dass alle Details gelesen und ggf. sogar bearbeitet werden können. Vergib dieses Recht deswegen sehr bewusst und mit Bedacht. Für welche Personen allgemeine Zugriffsrechte besonders hilfreich sein können, erfährst Du in unserem Blogartikel.
Dir würde eine einfache Freigabe für einzelne Projekte ausreichen? In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Freigaben für Projekte und Vorlagen schnell und einfach anfragen kannst. Eine kompakte Schritt-für-Schritt Anleitung bekommst Du in unserem Webinar. 👇
Voraussetzungen
Ein allgemeiner Zugriff kann ab der Team-Cloud und nur vom Cloud-Besitzer vergeben werden. Zugriffsrechte können alle Cloud-Nutzer ab der Berechtigungsgruppe "Mitarbeiter" erhalten. Dabei können, ähnlich wie bei Zugriffsrechten im Einzelprojekt, Personen als Mitarbeiter lediglich allgemeine Leserechte erhalten. Planer oder Admins hingegen auch ein allgemeines Schreibrecht.
💡 Sobald der allgemeine Zugriff aktiviert ist, kann er nicht mehr deaktiviert werden. Aber keine Sorge! Als Cloud-Owner kannst Du die Bedingungen jederzeit anpassen. Sprich: die allgemeinen Zugriffsrechte auf mehr Nutzer ausweiten oder den Zugriff personenbezogen wieder reduzieren.
Geltungsbereich
Neben geplanten und aktiven Projekten fallen auch Entwürfe, archivierte Projekte und Vorlagen
in den Bereich, in dem der allgemeine Zugriff wirkt. Besonders Personen oder Teams mit allgemeinen Schreibrechten haben daher massiven Einfluss auf das Geschehen in Eurer Cloud.
🚨 Ausgenommen vom allgemeinen Zugriff sind Projekte, die vom Verantwortlichen in den Zugriffsrechten auf "vertraulich" gesetzt wurden.
Vergabe des allgemeinen Zugriffs
Allgemeine Zugriffsrechte vergibst Du über die Einstellungen unter "Team-Management". Dort angekommen, gehst Du über den Reiter "Zugriffsrechte" auf "Allgemeine Zugriffsrechte". Zur Aktivierung des allgemeinen Zugriffs muss lediglich der Schalter umgelegt werden.
In einer Übersicht siehst Du alle Benutzer, denen Du ein allgemeines Schreib- oder Leserecht vergeben kannst. Den allgemeinen Zugriff kannst Du entweder personenweise zuteilen oder direkt an ein ganzes Team – z.B. alle Admins oder die Geschäftsleitung – vergeben. Mit einem
Klick in die Tabelle kannst Du die gewünschten allgemeinen Rechte schnell verteilen.
Hinweis in Projekten
In den Zugriffsrechten eines Projekts wirst Du als Verantwortlicher darauf hingewiesen, wer in Deiner Cloud einen allgemeinen Zugriff hat und das Projekt einsehen kann. Da das Vergeben
eines allgemeinen Zugriffsrechts dem Cloud-Besitzer obliegt, kann ein Projektverantwortlicher (selbst als Admin) keinen Einfluss nehmen.
Mehr Anwendungsbeispiele gefällig?
Du möchtest mehr Inspiration zu Vorteilen und Anwendungsbeispielen von allgemeinen Zugriffsrechten, um vielleicht auch gemeinsam im Team zu besprechen, welche Konfiguration bei Euch sinnvoll ist? In unserem Blogartikel wirst Du fündig!