Mit einem allgemeinen Zugriff erhalten einzelne Personen oder Teams freien Zugriff auf alle Projekte Deiner Cloud. Das bedeutet, dass alle Details gelesen und ggf. sogar bearbeitet werden können. Vergib diese Rechte deswegen sehr bewusst und mit Bedacht. Für welche Personen allgemeine Zugriffsrechte besonders hilfreich sein könnten, erfährst Du in unserem Blogartikel.
Dir würde eine einfache Freigabe für einzelne bestehende Projekte ausreichen? Dann lies hier, wie Du Freigaben für Projekte und Vorlagen einfach und schnell bei den Verantwortlichen anfragen kannst.
Eine Kurzanleitung für die Einstellung bekommst Du in unserem Kurz-Webinar. 👇
Voraussetzungen
Ein allgemeiner Zugriff kann ab der Team-Cloud und nur vom Cloud-Besitzer vergeben werden.
Die Zugriffsrechte können alle Cloud-Nutzer ab der Berechtigungsgruppe “Mitarbeiter” erhalten . Dabei können – ähnlich zu den Zugriffsrechten im Einzelprojekt – Personen als Mitarbeiter lediglich allgemeine Leserechte erhalten, während Planer oder Admins sogar ein allgemeines Schreibrecht zugewiesen bekommen können.
💡 Hinweis: Sobald der allgemeine Zugriff einmal aktiviert ist, kann er in der Cloud nicht mehr deaktiviert werden.
Aber keine Sorge! Natürlich kannst Du als Cloud-Owner jederzeit die Bedingungen anpassen, sprich: die allgemeinen Zugriffsrechte auf mehr Nutzer ausweiten oder den Zugriff personenbezogen wieder reduzieren.
Geltungsbereich
Neben den Projekten im gängigen aktiv- oder geplant-Modus fallen auch Entwürfe, archivierte Projekte und sämtliche Vorlagen in den Bereich, in dem der allgemeine Zugriff wirkt. Besonders Personen oder Teams mit allgemeinen Schreibrechten haben daher massiven Einfluss auf das Geschehen in Eurer Cloud.
Ausnahme: Ausgenommen vom allgemeinen Zugriff sind Projekte, die vom Verantwortlichen in den Zugriffsrechten auf "vertraulich" gesetzt wurden.
Vergabe des allgemeinen Zugriffs
Allgemeine Zugriffsrechte können über die “Einstellungen” mit einem Klick auf “Team-Management” und dann “Zugriffsrechte” in der Kategorie “Allgemeine Zugriffsrechte” vergeben werden.
Zum Start muss zur Aktivierung lediglich der Schalter umgelegt werden.
Jetzt siehst Du alle Cloud-Mitglieder in der Übersicht, denen Du ein allgemeines Schreib- oder Leserecht vergeben kannst. Dieses Recht kannst Du entweder personenweise zuteilen oder direkt an ein ganzes Team – z.B. alle Admins oder die Geschäftsleitung – vergeben.
Mit einem Klick in die Tabelle kannst Du die gewünschten allgemeinen Rechte schnell verteilen.
So verteilst Du allgemeine Zugriffsrechte
Hinweis in Projekten
In den Zugriffsrechten eines bestehenden Projekts sowie in der Neuanlage wirst Du als Verantwortung darauf hingewiesen, wer in Deiner Cloud allgemeinen Zugriff hat und damit auch in Dein Projekt springen kann. Da das Zuteilen von allgemeinen Zugriffsrechten dem Cloud-Besitzer obliegt, kann ein Projektverantwortlicher – selbst als Admin – darauf keinen Einfluss nehmen.
Wer kann dieses Projekt durch den allgemeinen Zugriff sehen?
Mehr Anwendungsbeispiele gefällig?
Du möchtest mehr Inspiration zu Vorteilen und Anwendungsbeispielen von allgemeinen Zugriffsrechten, um vielleicht auch gemeinsam im Team zu besprechen, welche Konfiguration bei Euch sinnvoll ist? In unserem Blogartikel wirst Du fündig!