Ab der Team Cloud wird eine Aufgabe immer von einer Person ausgeführt und von einer Person verantwortet. Im Idealfall wird die Aufgabe auf zwei Schultern verteilt – Ausführende und Verantwortliche sind also nicht dieselbe Person. Das steigert die Verbindlichkeit und schafft die Möglichkeit, sich gegenseitig an die Aufgabe zu erinnern sowie Feedback zu geben.
Ausführung & Verantwortung in einer Aufgabe setzen
Ausführung und Verantwortung wählst Du in den entsprechenden Feldern über den Ausklapper:
- Verantwortlicher kann jeder mit der Berechtigungsgruppe Admin oder Planer werden.
- Für die Ausführung kommen alle Nutzer infrage, die in factro angelegt sind – also auch diejenigen, mit der Berechtigungsgruppe Mitarbeiter oder Gast.
🚨 Da die Voraussetzung für die Verantwortung einer Aufgabe die Berechtigungsgruppe Admin oder Planer ist, kann die verantwortliche Person alle möglichen Bearbeitungen & Änderungen in der Aufgabe vornehmen.
Das kann ein Admin oder Planer in der Ausführung
Je nach Berechtigungsgruppe variieren die Bearbeitungsmöglichkeiten innerhalb einer Aufgabe. Für Admins und Planer spielt es für die Bearbeitung keine Rolle, ob sie Ausführende der Aufgabe sind oder nicht. Wenn Du Schreibrechte für das Projekt (bzw. Paket) hast, in dem die Aufgabe liegt, kannst Du ganz unabhängig von der Ausführung der Aufgabe alle Änderungen vornehmen.
💡 Tipp: Auch wenn es hinsichtlich der Bearbeitung keine Vorteile für Admins oder Planer hat, in einer Aufgabe die Ausführung zu haben, empfehlen wir, diese Angabe zu machen. Setze Personen dieser Berechtigungsgruppe trotzdem unbedingt in die Ausführung, wenn sie die Aufgabe auch hauptsächlich bearbeiten sollen. Das sind die Gründe:
- Benachrichtigungen zu Aufgaben im Newsfeed und in der Alarmglocke gehen immer an den Ausführenden und Verantwortlichen (und den Abonnenten) einer Aufgabe raus. Der Ausführende ist also immer up to date zu seiner Aufgabe und bekommt sofort mit, wenn eine Änderung erfolgt ist.
- Unter "Meine Aufgaben" findet die betroffene Person die Aufgabe (oder die Teilaufgabe) im individuellen Kanban Board und hat so viel präsenter, was sie noch bearbeiten muss.
- Für das ganze Team ist transparent, wer für die Bearbeitung der Aufgabe zuständig ist.
Das kann ein Mitarbeiter in der Ausführung
Ein Mitarbeiter kann aufgrund seiner Berechtigungsgruppe und der damit verbundenen funktionalen Rechte nur Leserechte für ein Projekt erhalten. Mit Leserechten ausgestattet,
kann die Person in Aufgaben nur Kommentare oder @mentions setzen und Dateien hochladen. Erhält er on top die Ausführung für die Aufgabe, kann er zusätzlich die Aufgabendetails anpassen. Das heißt, er kann:
- Titel und Beschreibungsfeld anpassen
- Teilaufgaben bearbeiten und neue hinzufügen
- Verantwortung und Ausführung einer anderen Person geben
- Zeitraum der Aufgabe (nicht aber der Nachfolger-Aufgaben) anpassen
- Abhängigkeiten und inhaltliche Verknüpfungen zu anderen Aufgaben herstellen, die er ausführt.
- Priorität vergeben
- Tags auswählen oder neu erstellen
- Benutzerdefinierte Felder befüllen
- Plan-Aufwand einer Aufgabe anpassen
Zusätzlich kann ein Mitarbeiter die ausführende Aufgabe wie folgt bearbeiten, um eine gute Rückmeldung zum aktuellen Arbeitsstand zu geben:
- Status anpassen
- Rest-Aufwand anpassen, wenn der vorgegebene Plan-Aufwand nicht reicht, um die Aufgabe zu finalisieren
- Zeiten erfassen und mit einem Kommentar versehen
- Teilaufgaben abhaken
- Kommentare und @mentions setzen
- Dateien für Zwischenstände hochladen
Eine Person der Berechtigungsgruppe Mitarbeiter wird als Ausführender also automatisch...
- zum Experten der eigenen Aufgabe und kann daher das Briefing und die Rahmenbedingungen zur Erledigung anpassen.
- zum Sachbearbeiter, von dem eine gute und zeitnahe Rückmeldung zum aktuellen Arbeitsstand gewünscht wird.
Das kann ein Gast in der Ausführung
Ein Gast kann ebenfalls nur Leserechte für ein Projekt erhalten. Mit Leserechten ausgestattet, kann die Person in Aufgaben nur Kommentare oder @mentions setzen und Dateien hochladen.
Im Gegensatz zur Berechtigungsgruppe Mitarbeiter kann ein Gast als Ausführender in einer Aufgabe nur die Elemente anpassen, die für die Rückmeldung benötigt werden. Das heißt, er kann:
- Status anpassen
- Teilaufgaben abhaken
- Kommentare und @mentions setzen
- Dateien für Zwischenstände hochladen
🚨 Hinweis: Ein ausführender Gast sieht weder benutzerdefinierte Felder noch Aufwände in der Aufgabe und kann daher auch seine Zeit nicht erfassen. Außerdem sieht er nur die ersten beiden Ansichten innerhalb eines Projekts.