Du nimmst regelmäßig an Messeauftritten teil, organisierst Firmenevents oder erstellst Newsletter? Ab der Business Cloud nutzt Du die Vorlagen-Funktion um wiederkehrende Abläufe einmal zu planen, als Vorlage abzuspeichern und anschließend immer wieder zu verwenden.
So setzt Du einen Standard für Deine zukünftigen Abläufe und sparst Zeit bei der Planung von wiederkehrenden Projekten. Die Funktion ist Teil der Business- und Professional Cloud.
Vorlage anlegen
Um eine neue Vorlage anzulegen, hast Du zwei Möglichkeiten:
- im linken Menüband über das + hinter "Vorlagen"
- oder ebenfalls über "Vorlagen" im Vorlagenüberblick
Vorlage über das Menü erstellen
Entscheidest Du Dich für die erste Option, öffnet sich über das + hinter "Vorlagen" ein Fenster. Dort gibst Du der Vorlage einen Namen, legst die Bearbeitungs- und Verwendungsrechte fest und bestätigst die Angaben mit einem Klick auf "Vorlage erstellen".
Weiter geht's mit der Struktur. Schritt für Schritt fügst Du neue Pakete, Aufgaben & Teilaufgaben hinzu, bringst alles in eine logische Reihenfolge und legst Verantwortlichkeiten fest. Wenn die Struktur steht, wandelst Du sie mit Klick auf "Projekt aus Vorlage erstellen" in ein Projekt um.
💡Hinter dem Namen der Vorlage erkennst Du, dass Du sich gerade in einer Vorlage befindest.
🚨 Aufgabenvorlagen können nur von bereits bestehenden Aufgaben erstellt werden. Dies funktioniert über das 3-Punkte-Menü der jeweiligen Aufgabe.
Vorlagen im Vorlagenüberblick erstellen
Zunächst gelangst Du im linken Menüband über "Vorlagen" in den Vorlagenüberblick. Dort angekommen, erstellst Du über das + eine neue Vorlage und gehst anschließend genauso vor,
wie bereits im vorherigen Abschnitt beschrieben.
Vorlage bearbeiten
All Eure bereits erstellten Projekt- und Aufgabenvorlagen findest Du im Vorlagenüberblick in Form einer jeweils einzelnen Kachel. Hier kannst Du die gewünschte Vorlage zur Bearbeitung öffnen und z.B. ein neues Projekt erstellen sowie strukturieren.
Vorlagen für andere freigeben
Sowohl beim Erstellen einer neuen Vorlage als auch im Vorlagenüberblick kannst Du festlegen, ob Kolleginnen und Kollegen Verwendungs- oder Bearbeitungsrechte auf Vorlagen erhalten sollen. Beim Umwandeln von Aufgaben, Paketen oder Projekten in Vorlagen triffst Du diese Auswahl vor dem Speichern in den Zugriffsrechten.
Wenn Du die Rechte nachträglich vergeben oder verändern möchtest, klicke in der Kachel der gewünschten Vorlage auf das 3-Punkte-Menü. Unter "Zugriffsrechte" kannst Du Verwendungs- und Bearbeitungsrechte für diese Vorlage vergeben.
Vorlage löschen
Wenn Du eine Vorlage löschen willst, wähle diese mit einem Klick auf das 3-Punkte-Menü der jeweiligen Kachel aus. Um die Vorlage zu löschen, benötigst Du die Bearbeitungsrechte.
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