Du bist gerade dabei, ein Projekt zu erstellen und fragst Dich, ob Du ein benutzerdefiniertes Feld erstellen solltest oder ob ein Tag geeigneter wäre, um die entsprechenden Inhalte darzustellen?
Feldtypen wie "Zahl" oder "Formel" haben einen offensichtlichen Mehrwert gegenüber Tags, da
sie sich in ihren Funktionen wesentlich unterscheiden. Der Feldtyp "Text" und der Tag sind sich
auf den ersten Blick sehr ähnlich. Denn schließlich bieten beide eine flexible, mehrfache und projektübergreifende Zuordnungsmöglichkeit. Um Deine Projekte optimal zu strukturieren, solltest Du Gebrauch von beiden Varianten machen – je nachdem, um welchen Zweck es geht.
Wesentliche Unterschiede von Feldern und Tags identifizieren
Hinsichtlich der Voraussetzungen beim Erstellen und Bearbeiten sowie der Funktion, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen benutzerdefinierten Felder und Tags.
Voraussetzungen
Ein Tag kann von allen lizenzierten Benutzern, die über Schreibrechte für die Aufgabe, das Paket oder Projekt verfügen, angelegt werden und ist somit schnell und einfach erstellt.
Ein benutzerdefiniertes Feld kann dagegen nur von einem Admin erstellt und vom Admin oder Planer für ein Projekt aktiviert werden. Des Weiteren ist der Erstellungsprozess aufgrund der unterschiedlichen Feldtypen und der zahlreichen Möglichkeiten der Nutzung komplexer.
Wahl aus sechs verschiedenen Feldtypen
Wir halten fest, dass Tags und benutzerdefinierte Felder für unterschiedliche Rahmen genutzt werden sollten. Während benutzerdefinierte Felder durch den Admin standardisiert und für das gesamte Team geltend gemacht werden, werden Tags eher im informellen Rahmen verwendet. Beispielsweise um sich die Suche in einem Projekt zu vereinfachen.
Funktionen
Tags dienen der Etikettierung, um ein Objekt über ein Schlagwort schneller zu finden oder danach zu filtern, zu sortieren oder zu gruppieren. Benutzerdefinierte Felder fokussieren sich auf die Weiterverarbeitung von Inhalten. Deswegen gibt es auch sechs verschiedene Feldtypen, die auf die jeweiligen Ansprüche der Datenverarbeitung ausgerichtet sind (Text, Zahl, Formel...).
Das "Textfeld" ist der Feldtyp, der einem Tag am nächsten kommt. Er dient also nicht nur zur Verschlagwortung, sondern auch zur Spezifikation von Aufgaben/Pakete/Projekte durch eine bestimmte Angabe.
Vorteile von benutzerdefinierten Feldern nutzen
Benutzerdefinierte Felder solltest Du vor allem dann verwenden, wenn
- der Feldinhalt vom Team verbindlich genutzt werden soll.
- die Inhalte aus dem Feld weiterverarbeitet werden sollen und eine eigene Aussagekraft haben.
- der Feldinhalt für alle Aufgaben eines Projekts relevant ist.
Vorteile von Tags nutzen
Tags kannst Du vor allem dann verwenden, wenn
- eine schnelle Verschlagwortungsmethode benötigt wird.
- das Etikett optional vom Team genutzt werden kann.
- das Etikett dazu dienen soll, ein Objekt schneller zu finden oder entsprechend zu filtern, zu sortieren oder zu gruppieren.
- nur eine Aufgabe eines Projekts markiert werden soll.
💡 Weiterführendes Material
In unserem Blogartikel findest Du praktische Anwendungsbeispiele für die benutzerdefinierten Felder und ihre Anwendungsmöglichkeiten.