Benutzerdefinierte Felder oder Tags: Wann verwende ich was?

Wenn Du Dein Projekt gestaltest, stellst Du Dir möglicherweise die Frage, ob Du ein benutzerdefiniertes Feld erstellen solltest oder ob nicht ein Tag geeigneter wäre, um die entsprechenden Inhalte darzustellen.

Während bspw. die Feldtypen “Zahl” oder “Formel” der benutzerdefinierten Felder einen offensichtlichen Mehrwert gegenüber Tags haben, da sie sich in ihren Funktionen wesentlich unterscheiden, sind sich der Feldtyp “Text” und der Tag auf den ersten Blick sehr ähnlich. Beide bieten schließlich eine flexible, mehrfache und projektübergreifende Zuordnungsmöglichkeit.

In Deinem Team solltest Du jedoch beide Varianten für unterschiedliche Zwecke nutzen, um Deine Projekte optimal zu strukturieren.

Wesentliche Unterschiede von Feldern und Tags identifizieren

Beide Kategorien unterscheiden sich in wesentlichen Punkten voneinander hinsichtlich der Voraussetzungen beim Erstellen und Bearbeiten sowie der Funktion.

Voraussetzungen

Ein Tag kann von allen lizensierten Benutzern, die über Schreibrechte für die Aufgabe, das Paket oder Projekt verfügen, angelegt werden und ist damit schnell und einfach erstellt.

Ein benutzerdefiniertes Feld kann dagegen nur von einem Admin erstellt und vom Admin oder Planer für das verantwortete Projekt aktiviert werden. Des Weiteren ist der Erstellungsprozess aufgrund der unterschiedlichen Feldtypen und den zahlreichen Möglichkeiten der Weiterverarbeitung komplexer.

Wahl aus sechs verschiedenen Feldtypen

Aufgrund der unterschiedlichen Zugänglichkeit von Tags und benutzerdefinierten Feldern bietet es sich an, beide Varianten für unterschiedliche Rahmen zu nutzen. So gelten benutzerdefinierte Felder standardisiert im gesamten Team oder Unternehmen, wobei der Admin den Standard vorgibt, während Tags im eher informellen Rahmen verwendet werden können, um sich bspw. die Suche in einem Projekt zu erleichtern.

Funktionen

Während die einfache Etikettierung durch Tags eher dazu dient, ein Objekt über ein Schlagwort schneller zu finden oder danach zu filtern, zu sortieren oder zu gruppieren, liegt der Fokus bei benutzerdefinierten Feldern auf der Weiterverarbeitung von Inhalten. Dementsprechend gibt es auch sechs verschiedene Feldtypen, die auf die jeweiligen Ansprüche der Datenverarbeitung ausgerichtet sind (Text, Zahl, Formel,...).

Auch das "Textfeld", der Feldtyp, der dem Tag am nächsten kommt, ist demnach nicht nur dazu gedacht, zu verschlagworten, sondern die Aufgabe, das Paket oder Projekt, mit der Angabe zu spezifizieren.

Vorteile von benutzerdefinierten Feldern nutzen

Benutzerdefinierte Felder solltest Du vor allem dann verwenden, wenn

• der Feldinhalt vom Team verbindlich genutzt werden soll.
• die Inhalte aus dem Feld weiterverarbeitet werden sollen und eine eigene Aussagekraft haben.
• der Feldinhalt für alle Aufgaben eines Projekts relevant ist.

Vorteile von Tags nutzen

Tags kannst Du vor allem dann verwenden, wenn

• eine schnelle Verschlagwortungsmethode benötigt wird.
• das Etikett optional vom Team genutzt werden kann.
• das Etikett dazu dienen soll, ein Objekt schneller zu finden oder entsprechend zu filtern, zu sortieren oder zu gruppieren.
• nur eine Aufgabe eines Projekts markiert werden soll.