Neben den Parametern Zeit und Leistung kannst Du mithilfe der benutzerdefinierten Felder auch Kosten in factro abbilden. Wie genau das funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel anhand eines Beispiels, das die Basics der Kostenplanung im Projektmanagement, also Stundensatz, Personalkosten, Sachkosten und Gesamtkosten erfasst.
💡 Am besten weißt Du bereits, wie Du benutzerdefinierte Felder grundsätzlich erstellen, bearbeiten und in einem Projekt auswählen kannst.
Benutzerdefinierte Felder zur Budgetrechnung erstellen
Um alle Variablen der Kostenplanung in Deinem Projekt zu erfassen, müssen die folgenden benutzerdefinierten Felder angelegt und spezifisch konfiguriert werden:
Zahlenfeld “Stundensatz” erstellen
Um den Stundensatz abzubilden, legst Du zunächst ein benutzerdefiniertes Feld an. Definierst es als Pflichtfeld und wählst eine Vorbelegung aus, damit die Formel, die sich auf dieses Feld bezieht, fehlerfrei rechnen kann. Als Einheit fügst Du “€” ein. Wenn der Stundensatz Deiner Mitarbeitenden immer gleich ist, profitierst Du vom Vererbungsprinzip, durch das sich der Stundensatz auf das gesamte Projekt überträgt.
Formelfeld “Personalkosten” erstellen
Nach dem Stundensatz erstellst Du ein Formelfeld für die Personalkosten, das sich aggregiert
und in der Einheit “€” aus der folgenden Formel berechnet wird: Ist-Aufwand x Stundensatz.
Zahlenfeld “Sachkosten” erstellen
Weiter geht's mit einem Zahlenfeld für die Sachkosten. Auch hier lässt Du das Feld aggregieren und wählst die Einheit “€” aus.
Formelfeld “Gesamtkosten” erstellen
Zum Schluss erstellst Du ein weiteres Formelfeld für die Gesamtkosten. Damit Du die Gesamtkosten übergreifend für das ganze Projekt im Blick hast, aggregiert sich dieses Feld.
Nach der Einheit “€” legst Du fest, wie die Formel rechnen soll. In unserem Beispiel berechnen
sich die Gesamtkosten aus der Summe der Personalkosten und den Sachkosten.
Zusammenwirken der benutzerdefinierten Felder
Im nächsten Schritt aktivierst Du alle soeben erstellten benutzerdefinierte Felder im Projekt. Anschließend gehst Du in eine Aufgabe und trägst die Werte in die benutzerdefinierten Felder ein.
In unserem Beispiel wurden 12€ als Stundensatz festgelegt und Sachkosten in Höhe von 500€ hinzugefügt. Sobald die Mitarbeitenden eine Zeit in der Aufgabe erfassen, verändert sich automatisch der Wert in den Formelfeldern Personalkosten und Gesamtkosten. Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet 5 1/2 Stunden an einer Aufgabe, wodurch Personalkosten in Höhe von 66€ entstehen und sich, zusammen mit den Sachkosten, ein Gesamtwert von 566€ ergibt.
Benutzerdefinierte Felder können also die Gesamtkosten einer Aufgabe automatisch berechnen, die durch Aggregation auch auf zugehörige Pakete/das gesamte Projekt einzahlen.
Projektübergreifende Kosten erfassen
Natürlich kannst Du die Kosten auch projektübergreifend nachvollziehen, die auf einzelnen Projekten geleistet wurden. Dafür wechselst Du im Bereich "Projekte" zur Tabellenansicht.
Forecast erstellen und mit IST-Aufwand vergleichen
- Wenn Du einen noch besseren Überblick über Deine Projektkosten haben möchtest und Dich vor allem die Entwicklung der Kosten – vom Forecast bis zu den finalen Ausgaben – interessiert, kannst Du auch hierfür benutzerdefinierte Felder erstellen.
- Dafür legst Du ein zusätzliches Formelfeld “Personalkosten Forecast” an und multiplizierst, im Gegensatz zum normalen “Personalkosten”-Feld, den Stundensatz nicht mit dem Ist-Aufwand, sondern mit dem Plan-Aufwand. Nun trägst Du in der Aufgabe über den Plan-Aufwand ein, wie viele Stunden Du einplanen möchtest.
- Danach kannst Du ein weiteres Formelfeld “Gesamtkosten Forecast” anlegen, das die Summe aus den “Personalkosten Forecast” und den Sachkosten erfasst.
- Über ein weiteres Formelfeld kannst Du Dir die Differenz zwischen den Gesamtkosten aus Deinem Forecast und den realen Gesamtkosten anzeigen lassen und hast die Budgetentwicklung Deines Projektes optimal im Blick.
Budgetplanung weiterverarbeiten
Auch außerhalb von factro kannst Du mit der Budgetplanung durch benutzerdefinierte Felder weiterarbeiten. Um die Daten aus factro zu überführen, nutzt Du unsere API-Schnittstelle, um eine Verbindung zu anderen Tools herzustellen. Mehr dazu erfährst Du hier.