Neues Projekt anlegen
Klicke im Menü neben "Projekt" oder in der Projektliste oben rechts auf das (+) Icon. In unserem Video erklären wir Dir außerdem alles Schritt für Schritt:
Projektnamen und Rechte vergeben
Gib dem Projekt einen Namen. Tipp: Verwende einen "sprechenden" Titel, der das Thema und das Ziel in 2-3 Worten eindeutig und wiedererkennbar macht.
Projektstatus "geplant"
Ab der Team Cloud kann ein Projekt den Status „geplant“ erhalten. In diesem Status sind Aufgaben aber noch für den Projektfortschritt (z.B. Teilaufgaben) gesperrt und werden erst geöffnet, sobald der Planer das Projekt auf "aktiv" stellt. Gesperrte Aufgaben erkennst Du an der grauen Kachel und dem Symbol im Aufgaben-Dot.
Projektstatus "Entwurf"
Wenn Du ein Projekt planen möchtest, ohne dass die Aufgaben oder Benachrichtigungen allgemein in den Dashboards Deiner Mitarbeiter erscheinen, kannst Du das Projekt ab der Team Cloud auch als Entwurf speichern. Dafür wählst Du beim Anlegen eines neuen Projekts im Bereich Freigabe den Punkt "Entwurf". So kannst Du in Ruhe planen, während Dein Team den Fokus auf die aktiven Projekte behält.
Es ist jederzeit möglich, geplante Projekte in einen Entwurf umzuwandeln und Entwürfe mit dem Status "geplant" oder "aktiv" freizugeben. Dies gelingt über das Menü auf Projektebene.
Über das Menü erreichst Du die Projektfreigabe, um ein Projekt als “geplant” oder “aktiv” freizugeben
Zugriffsrechte festlegen
Ab der Team Cloud kannst Du zusätzlich Sicht- und Bearbeitungsrechte für das Projekt an einen oder mehrere Mitarbeiter vergeben. Diese Rechte vererben sich später automatisch auf alle dem Projekt zugehörigen Projektaufgaben und -pakete. Falls Du keinen Zugriff auf ein Projekt hast, kann Du den Zugriff nun selber anfragen.
Projekte, die nur für einen kleinen Personenkreis gedacht sind, können mit einem Haken bei "Vertraulich" für eben nur diese Personen freigegeben werden. Diese Projekte können auch nicht von Personen eingesehen werde, die einen allgemeinen Zugriff in der Cloud haben.
Projektdetails festlegen
Wie bei Aufgaben kannst Du über die Projektdetails alle wichtigen Informationen hinterlegen. Dazu gehören:
- Projektverantwortlicher
- Priorität des Projekts
- Tags
- Der Startzeitpunkt
- Unternehmen und Kontaktpersonen
- Lese- und Bearbeitungsrechte
- Projektbeschreibung mit formatierbarem Text, Links und Emojis im Schnellzugriff (über das entsprechende Symbol)
- Dateien in unterstützen Formaten
Projektansichten einrichten
Ein neues Projekt startest Du mit den beiden Ansichten Struktur und Gantt. Weitere Ansichten fügst Du über das “+”-Symbol in der Leiste hinzu, in der Du auch die Projektansicht wechseln kannst.
💡 Weiterführendes Material
In unserem Handbuchartikel zu den Projekträumen findest Du alle Infos rund um das Hinzufügen und Verändern von Ansichten in Deinem Projekt.
Projekt gliedern
Im Projektstrukturbaum kannst Du unter dem blauen Projektkopf nun direkt Inhalte in Form von Aufgabenpaketen und Aufgaben anlegen. Klicke dazu auf das entsprechende (+) Icon und benenne das Element.
Über “Neues Paket” kannst Du Dein Projekt weiter untergliedern
- Aufgabenpakete sind wie der Projektkopf blau und dienen als strukturierendes Hilfsmittel in Projekten. Du fasst die darunterliegenden Aufgaben eines Projektabschnitts, Teilthemas oder Kapitels zusammen.
- Pakete können beliebig tief geschachtelt werden, indem Du z.B. ein Paket per Drag&Drop auf ein anderes ziehst und so zum Unterpaket machst.
💡 Tipp: Genau wie bei Aufgaben kannst Du auch bei Projekten einen Link über das 3-Punkte-Menü generieren und diesen anschließend mit anderen Beteiligten teilen. Dafür klickst Du auf "Projektlink kopieren" und fügst den Link an beliebiger Stelle ein. Auch Paketlinks kannst Du auf diese Weise erstellen und teilen.
Aufgaben hinzufügen
Füge nun unter den Paketen die dafür zu erledigenden Tätigkeiten oder zu klärenden Fragestellungen als Aufgaben hinzu.
- Die Aufgaben können zunächst als Platzhalter angelegt und später genauer spezifiziert werden, um erstmal eine Struktur zu erhalten. Zur genaueren Spezifizierung der neuen Aufgaben bietet sich u.a. die tabellarische Ansicht an.
- Alternativ kannst Du Aufgaben aber auch direkt nach der Anlage vollständig mit Deiner konkreten Beschreibung, Teilaufgaben und Dokumenten befüllen, wenn Du auf den jeweiligen bunten Kreis klickst.
- Ab der Business Cloud steht Dir das Gantt-Chart zur Verfügung, dass die in den Aufgaben festgelegten Zeiträume auf einer Zeitachse abbildet und z. B. das Einfügen von Meilensteinen als Deadlines in das Projekt ermöglicht.
Elemente hinzufügen
Im Menüband auf der rechten Seite findest Du neben dem Button "+ Neu" einen Pfeil. Mit einem Klick auf den Pfeil öffnet sich eine schnelle Möglichkeit, Aufgaben, Meilensteine, Pakete und Vorlagen direkt zum Projekt hinzuzufügen.
Projekte duplizieren
Wenn Du bestehende Projekte duplizieren bzw. kopieren möchtest, geht das am schnellsten und einfachsten über das 3-Punkte-Menü mit Klick auf die Option "Duplizieren".
Projekte kannst Du schnell und einfach duplizieren
Eine weitere Möglichkeit, Projektstrukturen vielfältig zu nutzen und Standards für die Projektarbeit zu schaffen, bietet die Vorlagen-Funktion ab der Business Cloud.
🚨 Hinweis: Das Quellprojekt darf hierfür nicht mehr als 550 Objekte (= Projektkopf + Pakete + Aufgaben) haben. Ansonsten kann es nicht mehr dupliziert oder in eine Vorlage übernommen werden.
Projekte archivieren oder löschen
Wird ein Projekt abgeschlossen oder eingestellt, kannst Du dieses ab der Team Cloud archivieren.
Möchtest Du ein Projekt hingegen komplett aus der factro Cloud löschen, dann wähle in den Projektdetails "löschen" und bestätige den Vorgang mit der Sicherheitsabfrage.
🚨 Hinweis: In der Basic Cloud wird die Person, die das Projekt anlegt, automatisch als Verantwortlicher gesetzt. Nur als solcher kann das Projekt auch wieder gelöscht werden. Eine Möglichkeit zum Wechsel der Verantwortung ist in diesem Tarif nicht vorhanden. Andere Admins können eine Löschung – trotz fehlendem Rechtesystem – dementsprechend nicht vornehmen.